Auch im digitalen Zeitalter suchen die meisten Patienten den Kontakt zum Arzt per Telefon: Terminanfragen oder -absagen, Fragen zu einer Privatliquidation oder Beschwerden nach einer Behandlung machen die telefonische Erreich- barkeit der Praxis unabdingbar.

Allerdings ist die MFA an der Anmeldung das Nadelöhr der Praxis. Sie hat gleichzeitig viele andere Aufgaben und insbesondere in Stoßzeiten laufen dann Anrufe ins Leere. Und lange Warte- schleifen und Bandansagen sind auch eher frustrierend als hilfreich.

Die besten Tipps für die telefonische Erreichbarkeit gibt’s in dieser Checkliste.
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Mit einem Telefonservice den Empfang entlasten

Ist die Praxis vorübergehend nicht erreichbar, nimmt der Dienstleister die Anrufe entgegen und bearbeitet sie.

Hierbei bietet der Dienstleister dem Patienten mittels eines Online-Terminmanagements einen Termin an, verschiebt bestehende Termine oder löscht ihn bei einer Absage aus dem Kalender.

Bei medizinischen Notfällen wird der Anrufer sofort an die Praxis durchgestellt oder an ein Notfalltelefon weitergeleitet.

Medizinische Auskünfte (z. B. Testergebnisse) dürfen nicht erteilt werden. Hier wird dem Patienten ein Rückruf der Praxis angeboten.

Hoher Nutzen für den Patienten

Mit diesem Telefonservice schaffen Sie ein mehrfaches Plus an Patientenzufriedenheit:

• Die Praxis ist jederzeit telefonisch erreichbar.
• Ein persönlicher Ansprechpartner vermittelt dem Patienten, dass seine Belange ernst genommen und schnellstmöglich bearbeitet werden.
• Anliegen (z. B. Terminabsagen) können bequem in Auftrag gegeben werden.
• Ständige Versuche, die Praxis erreichen zu müssen, entfallen.
• Es gibt keine frustrierenden Warteschleifen und Bandansagen mehr.
• Bei Notfällen oder dringenden Anliegen wird sofort durchgestellt.

Hoher Nutzen für die Praxis

Die Praxis ist immer erreichbar – in Stoßzeiten, während der Pausen und bei vorübergehender Praxisschließung wie Urlaub oder Weiterbildung. Damit steigern Sie die Effizienz Ihrer Praxisabläufe.

• Terminverschiebungen und -absagen erreichen die Praxis zeitnah – so ist eine optimale Termin- planung möglich.
• Das Team erhält detaillierte Informationen zum jeweiligen Fall und kann den Patienten entsprechend vorbereitet zurückrufen.

Datenschutz und Qualität

Wenn Sie einen Dienstleister auswählen, bestehen Sie auf einen AV-Vertrag nach DSGVO. Ein aus- gearbeitetes Datenschutzkonzept ist heute unerlässlich.

Auch Ihre Patienten sollten darüber informiert sein, dass ein externes Büro ihre Anrufe annimmt.

Professionelle Anbieter nennen Ihnen einen Ansprechpartner, der Sie jederzeit betreut. Sollte es Problemen geben, wird er sich zeitnah um das Anliegen kümmern und Lösungen mit Ihnen zusammen erarbeiten.

MediCall

Inzwischen gibt es viele Anbieter auf dem Markt, die Anrufe im Namen Ihrer Praxis annehmen. Das Düsseldorfer Unternehmen DUSOFFICE GmbH & Co. KG hat sich seit einigen Jahren auf den medizinischen Bereich spezialisiert. Zum Beispiel werden die Mitarbeiter von einem Facharzt ausgebildet.

Das Produkt MediCall deckt sämtliche Leistungen ab, die Sie von einem professionellen Service erwarten können:

• Nach einer 2-3 Wöchigen Einarbeitungsphase hat sich das externe Team in das bestehende Team eingearbeitet.
• Bei unklaren Sachlagen, Notfällen oder sonstigen Fragen, wird die Praxis direkt telefonisch kontaktiert.
• Das Team wächst zusammen – jeder DUSOFFICE-Mitarbeiter identifiziert sich nach und nach immer mehr mit Ihrer Praxis.
• Ein ansprechender Aufsteller informiert Ihre Patienten darüber, dass ab sofort DUSOFFICE die Anrufe der Praxis entgegennimmt und der Patient kompetent betreut wird.

MediCall wird sehr individuell auf Ihren Praxisbedarf zugeschnitten. Neben einer kleinen monatlichen Grundgebühr, werden alle Anrufe transparent pro Anruf und Termin abgerechnet. Somit steht immer fest, mit welchen Kosten Sie am Monatsende zu rechnen haben.

Ich habe im letzten Jahr einige Arztpraxen bei der Herausforderung, das Terminmanagement zu optimieren, unterstützt. Mein Konzept umfasst ein gut abgestimmtes Zusammenspiel von klar definierten Strukturen, souveräner Kommunikation, professionellem Online- Terminmanagement und MediCall.