Kleine und mittlere Teams
Ein professionelles Sekretariat, ohne dauerhaft einen zusätzlichen Arbeitsplatz und feste Personalkapazität im Unternehmen vorzuhalten.
Sekretariatsservice für Unternehmen
Externes Sekretariat, das sich wie ein Teil Ihres Unternehmens meldet.
DUSOFFICE übernimmt nicht nur die Anrufannahme, sondern auch klar definierte Sekretariatsaufgaben rund um Rückrufe, Termine, Informationen und Weiterleitungen – in Ihrem Firmennamen und nach Ihren Vorgaben.
Seit 2003Telefon- und Sekretariatsservice aus Düsseldorf
Ihr FirmennameBegrüßung und Gesprächsführung nach Ihren Vorgaben
FlexibelDauerhaft, zu festen Zeiten oder nur bei Bedarf
EntlastungNur die Vorgänge gehen intern weiter, die Ihr Team wirklich braucht
Wann ein externes Sekretariat sinnvoll ist
Professionell erreichbar bleiben, ohne ein zusätzliches internes Sekretariat aufbauen zu müssen.
DUSOFFICE kann Ihr Team vollständig oder punktuell unterstützen. Sie bestimmen, welche Aufgaben wir übernehmen und welche Vorgänge direkt bei Ihnen bleiben.
Außendienst und Beratung
Sie bleiben erreichbar, während Mitarbeiter bei Kunden, in Besprechungen, auf Baustellen oder unterwegs sind.
Flexible Entlastung
Sie setzen den Sekretariatsservice genau dann ein, wenn intern Unterstützung gebraucht wird – dauerhaft, zeitweise oder als Überlauf.
Was wir übernehmen
Ihr externes Sekretariat nach Ihren Regeln.
Begrüßung, Pflichtangaben, Ansprechpartner und Abläufe werden vor dem Start gemeinsam festgelegt.
Anrufe annehmenWir melden uns mit Ihrem Firmennamen und Ihrer gewünschten Begrüßung.
Rückrufwünsche aufnehmenName, Telefonnummer, Anliegen und gewünschter Ansprechpartner werden strukturiert erfasst.
Gespräche weiterleitenNur die Gespräche, die nach Ihren Regeln intern landen sollen, werden direkt verbunden.
Termine aufnehmenTerminwünsche und erforderliche Informationen können nach Ihren Vorgaben aufgenommen werden.
Informationen erteilenFreigegebene Standardinformationen beantworten wir direkt im Gespräch.
Vorgänge dokumentierenSie erhalten die relevanten Gesprächsinformationen unmittelbar nach dem Anruf.
Einfach eingerichtet
Vier Schritte. Danach arbeitet DUSOFFICE wie Ihr externes Sekretariat.
Aufgaben festlegen
Wir stimmen Begrüßung, Ansprechpartner, Zuständigkeiten und gewünschte Sekretariatsaufgaben mit Ihnen ab.
Weiterleitung aktivieren
Ihre bestehende Rufnummer bleibt erhalten. Sie leiten die gewünschten Anrufe zu DUSOFFICE.
Anliegen bearbeiten
Unsere Mitarbeiter führen die Gespräche in Ihrem Firmennamen und nach den vereinbarten Regeln.
Informationen übergeben
Rückrufwünsche, Termine und relevante Vorgänge gehen an die von Ihnen festgelegten Empfänger.
Einsatzmodelle
So flexibel wie Ihr Arbeitsalltag.
Sie müssen Ihr Telefon nicht vollständig auslagern. DUSOFFICE kann genau dort übernehmen, wo Ihr internes Team Unterstützung braucht.
Als vollständiges externes Sekretariat
DUSOFFICE übernimmt die erste telefonische Anlaufstelle und bearbeitet definierte Sekretariatsaufgaben.
Als Überlauf
Wir übernehmen nur dann, wenn intern gerade niemand rechtzeitig ans Telefon gehen kann.
Zu festen Zeiten
Zum Beispiel während Besprechungen, Pausen, Randzeiten oder konzentrierten Arbeitsphasen.
Als Urlaubs- oder Krankheitsvertretung
Ihre telefonische Erreichbarkeit bleibt bestehen, auch wenn interne Mitarbeiter zeitweise ausfallen.
Telefonservice oder Sekretariatsservice?
Der Unterschied liegt im Umfang der Aufgaben.
Beim Telefonservice steht die professionelle Anrufannahme im Mittelpunkt. Der Sekretariatsservice geht weiter und bindet zusätzliche definierte Aufgaben wie Rückrufmanagement, Terminaufnahme und Informationsweitergabe in den Ablauf ein.
TelefonserviceAnrufe annehmen, Anliegen erfassen, Gespräche weiterleiten und Nachrichten übermitteln.
SekretariatsserviceZusätzlich klar definierte organisatorische Aufgaben rund um den telefonischen Kundenkontakt übernehmen.
Häufige Fragen
Was Unternehmen zum Sekretariatsservice wissen möchten.
Welche Sekretariatsaufgaben kann DUSOFFICE übernehmen?
Telefonische und klar definierte organisatorische Aufgaben rund um Anrufannahme, Rückrufe, Termine, Informationen und Weiterleitungen. Welche Aufgaben konkret übernommen werden, legen wir vor dem Start mit Ihnen fest.
Kann ich den Service nur zeitweise nutzen?
Ja. Die Rufweiterleitung lässt sich flexibel aktivieren und deaktivieren. Der Service kann dauerhaft, zu festen Zeiten oder nur bei Bedarf eingesetzt werden.
Können unterschiedliche Ansprechpartner und Abteilungen hinterlegt werden?
Ja. Ansprechpartner, Abteilungen, Zuständigkeiten und unterschiedliche Gesprächsregeln können individuell hinterlegt werden.
Bleibt meine bestehende Telefonnummer erhalten?
Ja. Ihre vorhandene Rufnummer bleibt bestehen. Sie richten lediglich die gewünschte Rufweiterleitung zu DUSOFFICE ein.
Sekretariatsservice besprechen
Welche Aufgaben sollen wir Ihrem Team abnehmen?
Beschreiben Sie uns kurz Ihre aktuelle Situation. Wir zeigen Ihnen, wie DUSOFFICE sich sinnvoll in Ihren Arbeitsalltag einfügen kann.