Name, Objekt, Wohnung, Rückrufnummer und Anliegen werden vollständig dokumentiert.
Telefonservice für Hausverwaltungen
Mieteranliegen strukturiert aufnehmen. Ihr Team spürbar entlasten.
DUSOFFICE übernimmt Ihre eingehenden Anrufe so, dass Mieter, Eigentümer und Dienstleister professionell aufgenommen werden und Ihr Team nur die Informationen erhält, die wirklich weiterbearbeitet werden müssen.
Typische AufgabenDas übernehmen wir für Sie.
- Mieteranliegen erfassen
- Dringende Fälle priorisieren
- Rückrufwünsche vorbereiten
- Handwerker- und Eigentümeranfragen aufnehmen
Ihr Alltag
Wenn das Telefon den ganzen Tag dazwischenfunkt.
Hausverwaltungen haben selten nur einen Anruftyp. Zwischen Wasserschaden, Schlüsselverlust, Eigentümerfrage und Handwerkerkoordination braucht es klare Regeln. Genau diese Regeln bilden wir in Ihrem Telefonservice ab.
Wir unterscheiden normale Anliegen von definierten dringenden Fällen und geben diese gezielt weiter.
Ihr Team erhält vor dem Rückruf bereits alle vereinbarten Informationen.
Auch Eigentümer, Handwerker und Dienstleister können nach Ihren Vorgaben aufgenommen werden.
So funktioniert es
Ein klarer Ablauf für jeden Anruf.
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, welche Informationen wir erfassen und was anschließend passieren soll.
Anrufannahme
Wir melden uns im Namen Ihrer Hausverwaltung.
Objekt zuordnen
Wir erfassen Objekt, Wohnung und Kontaktdaten.
Anliegen einordnen
Dringlichkeit und Zuständigkeit werden nach Vorgabe bestimmt.
Weitergabe
Rückruf, Information oder Eskalation erfolgt nach Ihrem Ablauf.
Welcher Tarif passt?
Telefonservice oder PremiumCall – je nach Aufgabe.
Für reine Anrufannahme reichen meist Basic oder Business. Sobald wir aktiv koordinieren, Termine setzen oder umfangreicher bearbeiten, ist PremiumCall die passende Variante.
Häufige Fragen
Was Unternehmen aus dieser Branche wissen möchten.
Können Sie zwischen Notfall und normalem Anliegen unterscheiden?
Ja. Sie definieren vorab konkrete Kriterien und Eskalationswege. Unsere Mitarbeiter arbeiten dann nach diesen Regeln.
Können mehrere Liegenschaften und Verwalter berücksichtigt werden?
Ja. Objekte, Ansprechpartner und Zuständigkeiten können getrennt hinterlegt werden.
Können Sie Handwerker oder Dienstleister ebenfalls aufnehmen?
Ja. Auch externe Dienstleister können nach einem eigenen Gesprächsablauf erfasst und zugeordnet werden.
Können Sie Rückrufe priorisieren?
Ja. Rückrufe können nach Dringlichkeit, Objekt oder Anliegen strukturiert weitergegeben werden.
Persönlich besprechen
Wir richten den Telefonservice nach Ihrem tatsächlichen Ablauf ein.
Sie sagen uns, welche Anrufe bei Ihnen vorkommen. Wir entwickeln daraus einen klaren Gesprächs- und Übergabeprozess.