Termine statt Telefon-Pingpong
Terminwünsche werden direkt mit den benötigten Angaben aufgenommen und nach Ihren Regeln weiterbearbeitet.
Termin- & Rückrufservice für Unternehmen
Termine vereinbaren. Rückrufe sauber organisieren.
DUSOFFICE sorgt dafür, dass aus einem Anruf eine klare nächste Aktion wird. Wir erfassen Terminwünsche und Rückrufe strukturiert, stimmen die benötigten Informationen ab und übergeben den Vorgang an die richtige Stelle.
Terminwünschestrukturiert aufnehmen
Rückrufevollständig vorbereiten
Zeitfensternach Ihren Vorgaben abstimmen
Übergabean die richtige Person
Wann der Service sinnvoll ist
Wenn ein Anruf nicht nur angenommen, sondern direkt weiterbearbeitet werden soll.
Statt einer losen Nachricht erhält Ihr Team einen vorbereiteten Vorgang mit den Informationen, die für Termin oder Rückruf tatsächlich gebraucht werden.
Rückrufe mit vollständigen Informationen
Name, Telefonnummer, Anliegen, gewünschter Ansprechpartner und passende Erreichbarkeit liegen bereits vor.
Mehr Ruhe im Tagesgeschäft
Ihr Team muss nicht jeden Anruf sofort unterbrechen, nur um einen Termin oder Rückruf zu koordinieren.
Was wir übernehmen
Sie bestimmen, welche Informationen vor der Übergabe vorliegen müssen.
DUSOFFICE arbeitet nach Ihren Vorgaben. Welche Angaben erfasst, welche Zeitfenster angeboten und welche Vorgänge priorisiert werden, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Terminwünsche erfassenAnlass, Ansprechpartner und relevante Angaben werden vollständig aufgenommen.
Termine koordinierenFreigegebene Zeitfenster oder vereinbarte Terminregeln können direkt berücksichtigt werden.
Rückrufwünsche aufnehmenKontaktdaten, Anliegen und gewünschter Ansprechpartner werden strukturiert dokumentiert.
Erreichbarkeit abstimmenPassende Rückrufzeiten oder Zeitfenster werden bereits im Gespräch geklärt.
Dringlichkeit unterscheidenWichtige Vorgänge können nach Ihren Eskalationsregeln besonders gekennzeichnet werden.
Vorgänge übergebenDie Informationen gehen gezielt an den festgelegten Mitarbeiter oder die zuständige Abteilung.
Zwei Aufgaben, ein sauberer Prozess
Terminservice und Rückrufservice greifen direkt ineinander.
Deshalb führen wir beide Leistungen bewusst auf einer Seite zusammen.
Terminservice
Wir erfassen Terminwünsche, erforderliche Angaben und – wenn vereinbart – passende Zeitfenster. So muss Ihr Team nicht jeden Termin telefonisch selbst koordinieren.
Rückrufservice
Wir bereiten Rückrufe so vor, dass Ihr Mitarbeiter nicht erst nachfragen muss, worum es geht und wann der Anrufer erreichbar ist.
Termin statt Rückruf
Wo es sinnvoll ist, kann aus einem allgemeinen Rückrufwunsch direkt ein konkreter Terminwunsch werden.
Rückruf statt Weiterleitung
Wenn ein Mitarbeiter gerade nicht gestört werden soll, wird der Vorgang vollständig aufgenommen und zur späteren Bearbeitung übergeben.
Einfach eingerichtet
Vier Schritte. Danach laufen Termine und Rückrufe nach Ihren Regeln.
Regeln festlegen
Wir stimmen Pflichtangaben, Ansprechpartner, Zeitfenster und Prioritäten mit Ihnen ab.
Anruf übernehmen
DUSOFFICE meldet sich in Ihrem Firmennamen und klärt, ob Termin, Rückruf oder Weiterleitung benötigt wird.
Vorgang vorbereiten
Alle vereinbarten Informationen werden direkt im Gespräch strukturiert aufgenommen.
Gezielt übergeben
Termin- oder Rückrufvorgang geht an die festgelegte Person oder Abteilung.
Als Ergänzung zum Telefonservice
Mehr als nur „Bitte zurückrufen“.
Der Telefonservice stellt Ihre Erreichbarkeit sicher. Der Termin- & Rückrufservice geht einen Schritt weiter: Er bereitet den nächsten Kontakt so vor, dass intern möglichst wenig Nacharbeit entsteht.
TelefonserviceAnruf professionell annehmen, Anliegen erfassen und nach Ihren Regeln behandeln.
Termin- & RückrufserviceAus dem Anliegen wird direkt ein strukturierter Termin- oder Rückrufvorgang.
Häufige Fragen
Was Unternehmen zum Termin- & Rückrufservice wissen möchten.
Können Termine direkt vereinbart werden?
Ja, sofern die dafür notwendigen Regeln, Zeitfenster oder Kalenderzugänge vorher mit uns abgestimmt wurden. Alternativ nehmen wir den Terminwunsch vollständig auf und übergeben ihn zur Bestätigung.
Welche Informationen werden bei einem Rückruf erfasst?
Das legen Sie fest. Typisch sind Name, Telefonnummer, Anliegen, gewünschter Ansprechpartner, Dringlichkeit und passende Rückrufzeiten.
Kann ein Rückruf nach Dringlichkeit priorisiert werden?
Ja. Sie können definieren, welche Anliegen besonders gekennzeichnet oder nach festgelegten Regeln direkt eskaliert werden sollen.
Kann der Service nur für bestimmte Mitarbeiter genutzt werden?
Ja. Ansprechpartner, Abteilungen und Regeln können individuell hinterlegt werden.
Termin- & Rückrufservice besprechen
Wie sollen Termine und Rückrufe bei Ihnen organisiert werden?
Wir bilden Ihren bestehenden Ablauf ab und übernehmen genau die Schritte, die Ihr Team heute unnötig Zeit kosten.